Effektive regnskaps- og økonomistyringsrutiner - Klepp Regneskapslag

Fagartikkel

nrf kye
Effektive regnskaps- og økonomistyringsrutiner
Den nye teknologien gjør det letter og lettere å importere inngående og utgående fakturaer og betalinger rett inn i regnskapet - uten manuell bokføring. Over tid vil dette forenkle regnskapsføringen betydelig.
Mer elektronisk overføring medfører mindre behov for å «troppe» opp på regnskapskontoret med bilagsperm, og dermed betyr ikke den fysiske avstanden til kontoret så mye lenger. Det blir hevdet at regnskapsbransjen nå er inne i den samme endringen som bankene har brukt mange år på, «fra levering av giro i skranke til betaling med mobilen hjemme».

Moderne regnskapsproduksjon
Ny teknologi gir muligheter for varierte løsninger tilpasset den enkelte sine behov og ønsker. Det vil si at teknologien gir mulighet til å sende nødvendig regnskapsinformasjon direkte til eget regnskap, samtidig som de som ønsker selvsagt skal kunne levere på papir som tidligere. For  andre vil det mest praktiske være å levere noe av bilaga elektronisk og noe på papir. En slik delt løsning vil være et godt alternativ for mange.

I dag kommer mer og mer av fakturaene og avregningene i  PDF-format på e-post. Å måtte skrive ut disse for å levere dem til regnskapskontoret er alt for tungvint. Vi har løsninger som gjør det  mulig  å sende dem videre til en egen e-post adresse direkte til ditt regnskap. For å slippe å videresende kan du be  leverandøren sende fakturaen både til deg og til adressen hos regnskapsfører. Dermed kan du slippe både utskrift og videresending.

Over tid vil mer og mer av fakturaene bli sendt elektronisk. Leverandøren sparer tid og porto på denne løsningen, og dermed vil det bli høyere og høyere gebyr for å få faktura på papir.

EHF- elektronisk løsning for inngående faktura
Til denne tid har det aller meste av fakturaene som er sendt som e-post kommet som pdf-vedlegg. I praksis er ikke dette annet enn en kopi av papirfakturaen og bilaget må bokføres som vanlig. Men du slipper å skrive ut, og bilaga vil bli lagret elektronisk i regnskapssystemet slik at du slipper alle bilagspermene som skal oppbevares. Det er også mye lettere å finne fram til et bilag som du er på jakt etter.

Den store endringen kommer når leverandøren sender såkalt EHF-faktura. Da vil du  som kunde kunne gå inn på «Din side» i regnskapssystemet og godkjenne og betale regninger som ligger der. Du trenger ikke å legge inn kontonummer og lange KID-kolonner, det holder med å godkjenne betalingen. Slike fakturaer kodes, slik at de blir automatisk bokført. Dette vil vi ha på plass til sommeren.

Avregninger
Den vanlige melkeprodusent trenger  ikke å fakturere – sende regning  - på melka som er levert meieriet. Her kommer det avregninger. Avregninger  fra TINE, Nortura og Gartnerhallen har vi allerede i flere år importert elektronisk rett inn i regnskapet uten manuell bokføring. Dette har vært mulig gjennom dataflytløsningen som landbruket i fellesskap har stått bak og utviklet. Her er det meningen at flere varemottakere – også de private – skal kunne koble seg til. Dermed har vi allerede et godt utviklet elektronisk system for denne type  bilag.

Utgående faktura
For de som selv skriver mange utgående fakturaer er det viktig at en velger et fakturasystem som kommuniserer med regnskapskontoret sitt økonomisystem. I så fall vil alle fakturaer kunne importeres direkte i regnskapet, og de trenger ikke å bokføres manuelt . En annen mulighet er å gjøre avtale med regnskapskontoret der en får direkte tilgang til eget regnskap, og fakturerer direkte inn i regnskapet . Nye nettbaserte løsninger , «skyløsninger», automatiserer mye av denne overføringen.

For de som fakturerer mange bilag i året vil det være aktuelt å bruke  KID. Ved å bruke KID får en  overført ei fil fra banken der innbetalingene i en periodene  automatisk blir lagt inn i regnskapet mot rett kunde.

En vil nok ikke komme i en situasjon der 100 % av regnskapsinformasjonen blir postert automatisk. I bransjen blir det hevdet at  i løpet av noen år skal 80-90 % av bilagsmengden føres automatisk.  Jeg tror dette er en fornuftig og realistisk ambisjon.

Bruk av regnskap
Mer direkte import av grunnlag for regnskap kan medføre at du som næringsdrivende kommer enda lenger fra regnskapet, og dermed lenger fra den økonomiske  utviklinga  i bedrifta di. Ny teknologi gjør det mulig å hente ut rapporter fra regnskap på flere måter:
  • Som vanlig pdf fra regnskapsfører
  • Gjennom «Min side» løsning i regnskapsprogrammet
  • Gjennom direkte oppkobling mot eget regnskap der en selv tar ut de rapporter en ønsker
Hvilken informasjon trenger du?
Tidligere kunne en i større grad masseprodusere rapporter tilpasset landbruksnæringa. De ulike bruka i ei bygd var relativt like og behova ikke så ulike. I dag er situasjonen en helt annen. Bruka er mer ulike og når en kombinerer dette med generasjonssyklus og investeringssyklus, vil behova være svært ulike. I moderne økonomistyring fokuserer en mer og mer på de nøkkeltalla som betyr mest for den økonomiske utviklinga av bedrifta. Hva er de viktige talla i dag?. Diskuter gjerne dette med regnskapsfører, og fokuser på disse. Eksempel på slike tall kan være omsetning, lønnskostnader, forholdet mellom omsetning og lønnskostnader osv. I dag kan vi  «skreddersy» rapporter som følger de nøkkeltalla som den enkelte ønsker svar på.

Styring av pengestrømmen
Fokus på likviditet, pengestrømmen, ikke minst i perioder med driftsendringer, blir viktigere og viktigere. Vi ser spesielt dette i forbindelse med bruksutbygging der vi både kan oppleve kostnadssprekk og at det tar lengre tid før en er oppe i normal produksjon enn forventet. Likviditetsbudsjett kan være et godt virkemiddel, både som styringsverktøy og kort og godt for å få en oversikt over hvor alle pengene blir av. Det er viktig at slike budsjett blir fulgt opp med sammenligning mot regnskap hyppig slik at en raskt kan ta grep om noe utvikler seg på annen måte enn det som er forventet

Budsjettstyring
Vi har en del kunder der vi rapporterer regnskap i forhold til budsjett for hver 2. måned. Budsjetta er enkle og gir oppstillinger over resultat, budsjett og avvik så langt på en enkel og grei måte. Etter hvert som drifta på mange landbruksforetak blir større og marginene knappere, vil et slikt økonomistyringssystem også bidra til god og effektiv kontroll gjennom året.

Ny teknologi for produksjon av regnskap vil medføre at «framtidas regnskapsfører» vil ha større fokus på det som skjer framover og som en kan gjøre noe med, og mindre på historien som en uansett ikke kan gjøre noe med. Dermed mener vi også at du vil kunne ha mer igjen for de kronene du bruker på regnskap/økonomi, men her som ellers; du må som kunde stille krava. Så skal vi hjelpe deg med å få på plass moderne og effektive regnskaps- og økonomistyringsløsninger.
 
 

Alle fagartikler:

17.02.2017
Regnskapsbransjen er inne i en rivende utvikling. Årsaken er ny teknologi som i større grad kobler sammen kunders og leverandørers økonomisystem.
 
06.07.2016
I 2015 ble det innført utbytteskatt for aksjonær i aksjeselskap ved opptak eller utvidelse av lån fra selskapet. Regelendringen ble gjort gjeldende fra og med 07.10.2015.
 
02.03.2016
De aller fleste næringsdrivende har et visst behov for å bruke bil i utøvelsen av næringen, og i mange bransjer er det også vanlig å utstyre de ansatte med firmabil av eller annen art. Bilhold i næring kan i noen tilfeller være et skattemessig minefelt, og det er derfor viktig å ha en oversikt over de viktigste reglene og problemstillingene. I artikkelen bruker jeg «yrkesbil» som fellesbetegnelse for «firmabil» og «næringsbil».
 
12.02.2016
Vi må alle gjøre valg fra tid til annen. De ulike valgene vil kunne endre drifta av garden på ulike måter – på godt og på vondt. Endringer kan være stimulerende og gi en ny glød, men de kan også være truende
 
Til toppen
Klepp Rekneskapslag SA
Postvegen 209
4353 Klepp Stasjon
Tlf.: 51 78 69 90
Fax: 51 78 69 91
E-post: klepp@grl.no

Org.nr.: 971 557 397
Bankkonto: 3290.05.90228
Våre åpningstider:
Mandag-fredag kl. 07.30-15.00
Torsdag åpent til kl. 17.00
i perioden 1. januar-30.april.